El Protocolo Notarial es la colección ordenada de las escrituras matrices, actas de protocolización, razones de legalización de firmas y otros documentos que el notario registra de conformidad con la ley (ART. 8 CN).
Ejemplo: La transcripción del acta de otorgamiento del testamento común cerrado, según el ART. 962 CC.
Elementos o Contenido del Protocolo
Parte Instrumental:
I. Escrituras Matrices.
II. Actas de Protocolación.
III. Razones de legalización de firmas.
IV. Documentos que el Notario legaliza de conformidad con la ley (transcripción del acta notarial de la cubierta de testamento común cerrado).
Parte no Instrumental:
I. Razón de Cierre.
II. Índice.
III. Atestados.
Clases
I. Protocolo del Notario.
II. Protocolo del Escribano de Gobierno.
III. Protocolo de los Agentes Diplomáticos y Consulares.
Formalidades
En el protocolo deben cumplirse formalidades específicas, que incluyen:
- Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas.
- Los instrumentos llevarán numeración cardinal y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de fechas, dejando entre instrumento e instrumento solo el espacio necesario para las firmas.
- El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras.
- En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en letras.
- Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente.
- La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para la intercalación de documentos que se protocolen, o en el caso de que el notario haya terminado la serie.
- Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento.
FUENTE: Tomo IV de Derecho Notarial, Página 34. Segunda Edición, agosto 2023 por Corporación Proyecta Integral, S.A. y la Academia de Formación Para Futuros Abogados y Notarios (AFFAN).