Avisos de Escrituras Canceladas
Dentro de los 25 días posteriores al otorgamiento de los instrumentos públicos cancelados, el Notario deberá informar al Director del Archivo General de Protocolos. Dichos instrumentos no podrán ser copiados ni testimoniados (Art. 37, inciso b CN).
I. Cómo se envía: El aviso se enviará en papel bond e incluirá el número y la fecha del instrumento cancelado.
II. Razones por las que se puede cancelar un instrumento público: Aunque la ley no establece causas específicas, las más comunes son:
- Porque los otorgantes se niegan a firmar la escritura.
- Por la mala impresión de la escritura pública.
- Por errores consignados en su redacción.
NOTA: Si el notario no envía el aviso no se paga multa. Los instrumentos públicos cancelados no pagan impuesto.
Aviso Trimestral
El Notario deberá remitir un aviso al Archivo General de Protocolos dentro de los 25 días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre, indicando:
- El número y fecha del último instrumento público autorizado o cancelado.
- En su caso, que no autorizó ningún instrumento durante el trimestre. (Art. 37 CN)
Obligación posterior del Director del Archivo General de Protocolos al recibir los testimonios especiales y avisos: El Director publicará en el Portal Electrónico del Diario de Centro América, dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo, un listado de los notarios que incumplan con la remisión de testimonios especiales y avisos.
Consecuencias para el notario incluido en el listado:
a. Incurre en causa de incompatibilidad.
b. No se le venderá papel sellado especial para protocolo ni especies fiscales.
Lo que se debe hacer constar en los avisos trimestrales:
I. El último instrumento autorizado o cancelado.
II. Que no se cartuló ninguno.
Avisos a DICABI y Catastro Municipal por Compraventa de Bienes Inmuebles
El Notario deberá informar a la Dirección General de Catastros y Avalúos de Bienes Inmuebles (DICABI) y al Catastro Municipal dentro del término de 15 días a partir de la autorización de la escritura pública de disposición de bienes inmuebles gravados con el Impuesto al Valor Agregado y el Impuesto Único Sobre Inmuebles.
NOTA: Si no se envían los avisos a DICABI y a la Municipalidad, se impondrá una multa de Q 25.00. (Art. 101 CN)
Aviso de Ampliación, Modificación, Rectificación y/o Aclaración de Instrumentos Públicos
El notario deberá poner al margen de la escritura matriz la razón de haber autorizado otra escritura que la adicione, aclare, modifique o rescinda; Asimismo, razonará los títulos y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra modificación, en virtud de los instrumentos que hubiese autorizado. (Art. 36 CN)
El Notario debe dar aviso al Archivo General de Protocolos de la modificación, rectificación y/o aclaración de instrumentos públicos. (Art. 81 #9 CN)
El aviso de ampliación, modificación, rectificación y/o aclaración de instrumentos públicos deberá contener:
a. Número, fecha y notario (a) autorizante del instrumento público que se amplía, modifica, rectifica y/o aclara.
b. Número y fecha del instrumento público de ampliación, modificación, rectificación y/o aclaración;
c. Lugar y fecha del aviso;
d. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).
NOTA: El notario debe extender el testimonio y presentar el testimonio especial de la ampliación, modificación, rectificación y/o aclaración de los Instrumentos Públicos.
FUENTE: Tomo IV de Derecho Notarial, página 65. Tercera Edición, octubre 2024, por Corporación Proyecta Integral, S.A. y la Academia de Formación para Futuros Abogados y Notarios (AFFAN).